Durch Partizipation zum Kontrakt. Gestaltungsprozesse einer praxisbezogenen Forschungsdatenleitlinie

von Fabian Cremer und Thorsten Wübbena

Bis zum Jahr 2022 hatte das Leibniz-Institut für Europäische Geschichte (IEG) keine Leitlinie zum Umgang mit Forschungsdaten am Institut. Eine solche Leitlinie bildet einen zentralen Baustein für die strategische und operative Entwicklung von Maßnahmen im Forschungsdatenmanagement. Dieser Erfahrungsbericht aus dem IEG zeigt, es kommt weniger auf den Zeitpunkt der Verabschiedung, sondern auf den Entstehungsprozess einer Leitlinie an, damit sie maßgebliche Relevanz und Einsatzfähigkeit für den Forschungsalltag entfalten kann.

Linien und Ziele

Sogenannte „Leitlinien zum Umgang mit Forschungsdaten“ haben bereits eine Historie im Wissenschaftssystem. Die Hochschulrektorenkonferenz (HRK) war 2014 mit einem Empfehlungspapier ein wesentlicher Impulsgeber für die Entstehung zahlreicher Leitlinien an deutschen Hochschulen und konstatierte noch, dass außeruniversitäre Einrichtungen – aufgrund weniger ausgeprägter disziplinärer Heterogenität innerhalb der Einrichtungen – „in geringerem Maße“ mit dieser Herausforderung konfrontiert sind. Die außeruniversitären Einrichtungen müssen daher weniger Prozesse, Strukturen und Zuständigkeiten abbilden, stehen jedoch durch die engere Orientierung an den Forschungsprozessen vor der Aufgabe, ihre Leitlinien handlungsleitend und verbindlich zu formulieren. Die Helmholtz-Gemeinschaft stellte in ihrem Positionspapier von 2016 einen deutlichen Handlungsbedarf fest und setzt als Ziel die Umsetzung von Richtlinien an jedem Helmholtz-Zentrum binnen eines Jahres. Seit 2018 empfiehlt die Leibniz-Gemeinschaft in ihrer Leitlinie ihren Einrichtungen die Verabschiedung einer institutionellen Forschungsdaten-Leitlinie. Anders als an anderen Einrichtungen wurde am IEG das Forschungsdatenmanagement nicht mit dem Verfassen einer Forschungsdatenleitlinie begonnen, sondern mit dem Aufbau von personellen Kompetenzen und Aufstockung von Ressourcen im Bereich Forschungsdaten. Durch den späteren Zeitpunkt und die Einbindung in den bereits laufenden Strukturaufbau sind die Anforderungen an die Leitlinie des IEG umfangreicher und konkreter geworden – auch vor dem Hintergrund des aktuellen DFG-Kodex, der jüngst konkretisierten Antragsanforderungen der DFG und der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI).

Die Ziele der institutionellen Richtlinie des IEG sind:

• eine eigenständige Definition für Forschungsdaten zu formulieren, die keine bloße Übernahme darstellt, sondern die Diversität der historischen Forschung am Institut widerspiegelt;
• die individuellen und institutionellen Rahmen- und Arbeitsbedingungen am Institut (Qualifizierungsphase, Internationalität) zu berücksichtigen;
• eine unmittelbare Orientierung für die Projektplanung zu geben, bei wem Verantwortlichkeiten und welche Angebote existieren;
• eine interne Referenz zu schaffen, als Grundlage für den weiteren Diskurs;
• eine externe Referenz zu schaffen, als Zeugnis für Partner- und Fördereinrichtungen;
• implizite Prozesse beim Umgang mit Forschungsdaten zu explizieren.

Partizipation und Protokolle

Wie sah der Entwicklungsprozess der „Richtlinie zum Umgang mit Forschungsdaten am IEG“ aus? Der mit dem Themenkomplex Forschungsdatenmanagement betraute Bereich Digitale Historische Forschung schlägt dem Vorstand die Entwicklung einer Richtlinie und die Einsetzung einer temporären Arbeitsgruppe zur Erstellung eines ersten Entwurfs vor. Nach Annahme dieses Vorschlags wird eine entsprechende Arbeitsgruppe gebildet der neun Personen angehörten, stellvertretend für die folgenden Einheiten: Bibliothek, Digitale Historische Forschung, Forschungsbereiche I-III, Forschungsdatenmanagement, Forschungskoordination, Publikationen.

Es finden vier Arbeitssitzungen statt. Die vorbereitete Lektüre zur ersten Sitzung umfasst die relevanten Leitlinien aus dem DFG-Kodex, die Leitlinie der Leibniz-Gemeinschaft sowie öffentlich zugängliche Leitlinien einer Hochschule und zweier außeruniversitärer Einrichtungen. Zu Beginn des Treffens werden die folgenden Leitfragen von allen Mitgliedern vervollständigt:

• Ich bin Teil dieser Arbeitsgruppe, weil …
• In meiner täglichen Arbeit mit Forschungsdaten vermisse ich eine Regelung bei …
• Ich bin neu an Einrichtung XY und bei deren Leitlinie fällt mir auf, dass …

In der ersten Sitzung werden die (oben genannten) Ziele formuliert und zentrale Themen für die Richtlinie identifiziert: Qualitätssicherung, Datenmanagementplanung, Rechte, Infrastruktur.

In der zweiten Sitzung werden folgende reale Beispiele vorgestellt und diskutiert: veröffentlichte Datensätze, unterschiedliche Repositorien und ein Datenmanagementplan eines individuellen Projektes. Daran schließt sich die Diskussion von Textbausteinen an, die von der Arbeitsgruppenleitung auf Basis bestehender Materialien¹ und im Vorfeld verschickt wurden. Die Diskussion im Anschluss erlaubt die Erstellung eines ersten Textentwurfs für die zukünftige Richtlinie.

Vor der dritten Sitzung kommentieren alle AG-Mitglieder den Textentwurf, so dass die Formulierungen bereits hinsichtlich ihrer realen Konsequenzen diskutiert und entsprechend angepasst werden können. Wie wertvoll die Zusammensetzung der Gruppe aus allen betroffenen Bereichen ist, wird spätestens hier deutlich, wenn u.a. die diversen Perspektiven hinsichtlich der praktischen Umsetzung der im Text aufgeführten Punkte unmittelbar dargestellt werden. Am Ende der Sitzung steht ein gemeinsamer Entwurf.

Zu der abschließenden vierten Sitzung werden alle Wissenschaftler:innen des Instituts eingeladen, um Fragen zu dem finalen Entwurf der Arbeitsgruppe zu klären. Die Fragen werden von den AG-Mitgliedern gemeinsam beantwortet. Nach dieser Veranstaltung wird der Entwurf im Vorstand vorgestellt, diskutiert und beauftragt die Überarbeitung oder Endredaktion (Verabschiedung).

Welche Rahmenbedingungen wurden für diesen Schreibprozess geschaffen? Der gesamte Prozess wird von der Institutsleitung legitimiert und die formale Einrichtung der Arbeitsgruppe sorgt für die Sichtbarkeit der hier investierten Arbeitszeit. Ablauf und Dauer der Arbeitsgruppe wird geplant und der Arbeitsumfang kalkuliert. Die AG-Mitglieder werden nicht beauftragt, sich Kompetenzen aus dem Forschungsdatenmanagement anzueignen, sondern als Expert:innen aus ihrem Feld ihre spezifische Perspektive einzubringen. Jede Sitzung wird soweit vorbereitet, nachbereitet und moderiert, dass sich AG-Mitglieder primär auf die Diskussion der Inhalte fokussieren können. Die fachliche Expertise im Bereich Forschungsdatenmanagement, die Vor- und Nachbereitung, die Leitung und Moderation der Sitzungen wird von dafür qualifizierten und für diese Aufgaben vorgesehenes oder freigestelltes Personal geleistet.

Klärung und Kontrakt

„Bei Informationsveranstaltungen oder Schulungen wird regelmäßig wieder deutlich, dass die Verabschiedung einer Forschungsdaten-Policy nicht ausreicht, um Forschende adäquat zu informieren.“ (Helbig, 2018, S. 29)²

Eine Leitlinie zu haben ist keine Maßnahme. Ein Dokument entfaltet nur dann Relevanz, wenn es aktiv als Instrument für Kommunikation oder Handlungen eingesetzt wird. Es ist jedoch möglich, bereits das Verfassen einer Leitlinie als Instrument zur Kommunikation und damit als Maßnahme zum Forschungsdatenmanagement einzusetzen, vorausgesetzt der Vorgang des Verfassens wird als Kommunikationsprozess umgesetzt. Anders als Leitlinien für Hochschulen, die Forschende nicht direkt einbeziehen (sondern mit vorgeschalteten Bedarfsumfragen, theoretischen Stakeholderanalysen, oder Vertreter:innen aus der Verwaltungsebenen arbeiten)³, können kleinere Einheiten und Einrichtungen die Leitlinienentwicklung als partizipativen Prozess gestalten. Eine Leitlinie kann vor allem dann handlungsleitend formuliert werden, wenn sie von den handelnden Personen verfasst wird. Dementsprechend war es nicht unser primäres Ziel eine Leitlinie zu haben, sondern eine zu schreiben – gemeinsam mit allen im Forschungsdatenprozess beteiligten Akteuren am Institut.

In ihrer kommunikativen Struktur können Leitlinien oder einzelne Passagen als Anliegen, Auftrag oder Kontrakt gestaltet werden. Ein Anliegen beschreibt Ziele oder Umstände – wie etwa sichere Aufbewahrung der Daten oder transparente Arbeitsprozesse. Ein Auftrag wird als Erwartungshaltung formuliert – adressiert („Forschende sind verantwortlich“; „Die Einrichtung stellt Infrastruktur“) oder implizit („Standards sind einzuhalten“). Eine Leitlinie wird dann zum Kontrakt, wenn im Rahmen ihrer Entstehung eine gemeinsame Auftragsklärung stattfindet. Die Klärung führt zu einer Explikation und einem Abgleich der Erwartungen und Aufträge mit den korrespondierenden Ressourcen und Angeboten der beteiligten Akteure, in der Regel Forschende, Institutionsleitung, Infrastruktur, Funktionsstellen. Eine oder mehrere Personen in einer intermediären Rolle können als moderierende Instanz die Kommunikation begleiten und Ergebnisse strukturieren. Das gegenseitige Verständnis mündet in gemeinsamen Formulierungen. Wenn alle Akteure eine gestaltende Rolle bei der Erstellung eines Dokuments einnehmen, werden nicht nur die verschiedenen Perspektiven berücksichtigt, es erhöht auch die Chance, dass der Text eine Balance zwischen den Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen der einzelnen Forschenden und der Institution findet, anstatt vornehmlich eine Seite zu adressieren. Idealerweise entsteht so ein Arbeitsbündnis der Akteure, welches das gemeinsame Dokument als handlungsleitendes Instrument und praktische Orientierung einsetzt.

Referenz: Leibniz-Institut für Europäische Geschichte (IEG): „Richtlinie zum Umgang mit Forschungsdaten am IEG“, 01.01.2022, https://doi.org/10.5281/zenodo.6396572.

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Cite this article as: Fabian Cremer und Thorsten Wübbena, „Durch Partizipation zum Kontrakt. Gestaltungsprozesse einer praxisbezogenen Forschungsdatenleitlinie,“ in Digital Humanities Lab, 01/04/2022, https://dhlab.hypotheses.org/?p=2780.

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Bildnachweis: Bündnisvertrag zu Konstanz, 1747, Staatsarchiv Zürich, C I, Nr. 1399.
http://suche.staatsarchiv.djiktzh.ch/detail.aspx?ID=249887, Titel: Ruprecht, Bischof zu Strasburg, Pfalzgraf by Ryne und Landgraf zu Elsas, Johans, Bischof zu Basel, und die Meister, Burgermeister und Räte der Städte Strasburg, Basel, Colmer und Sletzstat verbünden sich auf 10 Jahre zu gemeinsamer Abwehr feindlicher Angriffe mit den Städten und Ländern gemeiner Eidgenossenschaft Zürich, Bern, Luzern, Solothurn, Uri, Schwyz, Unterwalden, Zug und Glarus. Siegel der 2 Bischöfe und der Städte Strassburg, Basel, Colmar und Schlettstadt. Quelle: https://www.ieg-friedensvertraege.de/treaty/t-1441-1-de.html.

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1. Vgl. Helbig, Kerstin, Katarzyna Biernacka, Petra Buchholz, Dominika Dolzycka, Niklas Hartmann, Thomas Hartmann, Beate Maria Hiemenz, u. a. 2019. „Lösungen und Leitfäden für das institutionelle Forschungsdatenmanagement“. o-bib. Das offene Bibliotheksjournal / Herausgeber VDB 6 (3): 21–39. https://doi.org/10.5282/o-bib/2019H3S21-39; Hiemenz, Bea, und Monika Kuberek. 2018. „Empfehlungen zur Erstellung institutioneller Forschungsdaten-Policies. Das Forschungsdaten-Policy-Kit als generischer Baukasten mit Leitfragen und Textbausteinen für Hochschulen in Deutschland“. Report. https://doi.org/10.14279/depositonce-7521. [↩]
2. Helbig, Kerstin. 2018. „Eine Forschungsdaten-Policy aus der Lehre“. Bausteine Forschungsdatenmanagement, Nr. 1 (Oktober): 27–29. https://doi.org/10.17192/bfdm.2018.1.7946. [↩]
3. vgl. Hiemenz, Bea, und Monika Kuberek. 2019. „Strategischer Leitfaden zur Etablierung einer institutionellen Forschungsdaten-Policy“. Report. https://doi.org/10.14279/depositonce-8412. [↩]

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